BYNOTE

Privacyverklaring

Versie 2 — 15 oktober 2026

Bij BYNOTE maken we een parfum dat bij jou past. Daarvoor hebben we een aantal gegevens van je nodig. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens dat zijn, wat we ermee doen, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We houden het zo kort en duidelijk mogelijk.

In het kort

We verzamelen niet meer gegevens dan we nodig hebben en verkopen je gegevens nooit.
Onze website en database draaien op onze eigen server in een datacenter in Duitsland.
We gebruiken geen advertentie- of analysecookies. Alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken.
Voor je geurvoorstel gebruiken we AI. Daarbij gaan je antwoorden uit de vragenlijst naar een AI-dienst in de Verenigde Staten, zonder je achternaam, e-mailadres of adres. Lees hierover meer in hoofdstuk 5.
Je kunt altijd vragen welke gegevens we van je hebben, en je kunt ze laten aanpassen of verwijderen. Mail ons via algemeen@bynote.nl.

1. Wie zijn wij?

BYNOTE is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. BYNOTE is een eenmanszaak van Tygho Snippe.

Naam: BYNOTE
Adres: De Vos van Steenwijklaan 75, 7902 NP Hoogeveen, Nederland
E-mail: algemeen@bynote.nl
KvK-nummer: 99712288
Btw-nummer: NL005405568B20
Website: https://bynote.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG). Voor een bedrijf als het onze is dat niet verplicht. Heb je een vraag over privacy? Mail dan naar algemeen@bynote.nl.

2. Wanneer geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

je bezoek aan bynote.nl;
je aanmelding voor de openingsmail of de nieuwsbrief;
het invullen van onze geurvragenlijst;
bestellen, betalen en verzenden;
je account (Mijn BYNOTE);
het kopen, versturen en gebruiken van een giftcard of cadeaupagina;
contact met ons, bijvoorbeeld per e-mail.

Onze webshop is nog niet open. Op dit moment verwerken we alleen gegevens om de website technisch te laten werken en voor aanmeldingen voor de openingsmail. Wat er gebeurt als de webshop opengaat, beschrijven we hier alvast. Zo weet je vooraf waar je aan toe bent.

3. Welke gegevens gebruiken we, waarvoor en hoe lang?

Hieronder lees je per onderdeel welke gegevens we gebruiken, waarom, op welke wettelijke grondslag (de AVG noemt dit een "grondslag") en hoe lang we ze bewaren.

3.1 Je bezoek aan de website

Welke gegevens: je IP-adres, het type browser en apparaat, welke pagina je opent, de pagina waar je vandaan kwam en het tijdstip.
Waarvoor: om de website te laten werken, je ingelogd te houden, misbruik en aanvallen te herkennen en storingen op te lossen.
Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website.
Bewaartermijn: maximaal 6 maanden.

3.2 Aanmelden voor de openingsmail

Op onze homepage kun je je aanmelden om één e-mail te krijgen zodra BYNOTE opengaat.

Welke gegevens: je e-mailadres, je voornaam als je die invult, het moment van aanmelden en bevestigen, de tekst waarmee je toestemming gaf, het type browser (ingekort) en een onherkenbaar gemaakte (versleutelde) code van je IP-adres. Die code bewaren we als bewijs van je aanmelding. Je IP-adres zelf kunnen we daar niet uit terughalen.
Waarvoor: je één keer laten weten dat we open zijn.
Grondslag: je toestemming.
Zo werkt het: na je aanmelding krijg je een e-mail met een bevestigingslink. Pas als je op die link klikt, sta je op de lijst. Zo weten we zeker dat het jouw e-mailadres is. In de openingsmail staat een afmeldlink, maar je kunt je ook eerder al afmelden via algemeen@bynote.nl.
Bewaartermijn: bevestig je je aanmelding niet, dan verwijderen we die na 30 dagen. Na het versturen van de openingsmail bewaren we je gegevens nog 3 maanden als bewijs van je toestemming, en daarna verwijderen we ze. Dat gebeurt niet als je je ook voor de nieuwsbrief hebt aangemeld of een account hebt.
Afmelden: meld je je af, dan krijg je geen mail meer van ons. We bewaren alleen nog je e-mailadres met de status "afgemeld" en het moment van afmelden, zodat je niet per ongeluk opnieuw mail van ons krijgt.

3.3 De nieuwsbrief

Wil je later ook onze nieuwsbrief ontvangen? Daarvoor vragen we apart om je toestemming. Een aanmelding voor de openingsmail is dus geen aanmelding voor de nieuwsbrief.

Welke gegevens: je e-mailadres, eventueel je voornaam, het moment van aanmelden en bevestigen en de tekst waarmee je toestemming gaf.
Waarvoor: je nieuws sturen over geuren, lanceringen en aanbiedingen.
Grondslag: je toestemming. Ook hier bevestig je je aanmelding eerst via een link in je e-mail.
Bewaartermijn: tot je je afmeldt. Afmelden kan altijd via de link onder aan elke nieuwsbrief of via algemeen@bynote.nl.

3.4 De geurvragenlijst

Welke gegevens: je voornaam, achternaam en e-mailadres, en je antwoorden. Bijvoorbeeld welke geurrichting bij je past, wanneer je een geur draagt, welke parfums je wel of niet lekker vindt, een geur uit een herinnering en wat er absoluut niet in je geur mag. Daarnaast slaan we je IP-adres en browsergegevens op, om misbruik van de vragenlijst te voorkomen.
Waarvoor: een geurvoorstel en een parfum voor je samenstellen, je hierover mailen en je bestelling hieraan koppelen. Voor het geurvoorstel gebruiken we AI (zie hoofdstuk 5).
Grondslag: de stappen die we op jouw verzoek zetten voor een (mogelijke) overeenkomst, en daarna de uitvoering van die overeenkomst. Voor het IP-adres en de browsergegevens: ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik.
Bewaartermijn: bestel je, dan horen je antwoorden en je recept bij je bestelling (zie 3.5) en bij je account (zie 3.7). Zo kunnen we je parfum opnieuw maken. Bestel je niet, dan verwijderen we je vragenlijst na 12 maanden. Verwijder je je account of vraag je ons je gegevens te wissen, dan halen we je naam, e-mailadres, IP-adres en browsergegevens weg. Alleen je geurantwoorden en het recept blijven dan bewaard, zonder dat ze nog met jou te verbinden zijn. Dat is nodig om te kunnen nagaan hoe een parfum is gemaakt.

Gevoelige huid of allergie: in de vragenlijst vragen we of je een gevoelige huid of bekende allergieën voor parfum of cosmetica hebt. Je antwoord kan iets zeggen over je gezondheid. Volgens de wet is dat een bijzonder persoonsgegeven. We gebruiken dit antwoord alleen om je geur hierop af te stemmen en alleen met je uitdrukkelijke toestemming, die je in de vragenlijst geeft. Je kunt ook "Weet ik niet" kiezen. Je kunt je toestemming altijd intrekken via algemeen@bynote.nl. Deze vraag vervangt geen medisch advies.

Vul in de open vragen geen gegevens in die we niet nodig hebben, zoals medische details of gegevens over anderen.

3.5 Bestellen en betalen

Welke gegevens: je naam, factuur- en afleveradres, e-mailadres, je telefoonnummer (als je dat opgeeft), je bestelling, gebruikte kortingscodes of giftcards, de betaalstatus en je factuur. Bestel je zakelijk, dan ook je bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer. Ook leggen we vast welke versie van onze algemene voorwaarden, ons retourbeleid en deze privacyverklaring je bij het bestellen hebt geaccepteerd.
Waarvoor: je bestelling verwerken, je parfum maken (je naam kan op het etiket van je flesje staan), betalen, factureren, verzenden en klachten of garantie afhandelen.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou. Voor de administratie ook een wettelijke verplichting (de fiscale bewaarplicht).
Bewaartermijn: bestel-, factuur- en betaalgegevens bewaren we 7 jaar. Dat zijn we wettelijk verplicht.

Betalen gaat via Mollie. Je betaalgegevens, zoals je bankrekening- of creditcardnummer, voer je in bij Mollie of bij je eigen bank. Die gegevens zien wij niet. Wij krijgen van Mollie alleen te horen of en hoe je hebt betaald. Betaal je met PayPal, dan gelden ook de privacyregels van PayPal.

Productherkomst: van elk parfum leggen we vast met welke grondstoffen en in welke batch het is gemaakt. Dat moet voor de productveiligheid. Die productiegegevens bevatten je naam niet.

3.6 Verzending en adres aanvullen

Welke gegevens: je naam, je afleveradres en, voor de track-and-trace, je e-mailadres.
Waarvoor: je pakket bij je laten bezorgen. We geven deze gegevens aan de vervoerder die je pakket bezorgt, zoals PostNL of DHL. Welke vervoerder dat is, hangt af van je bestelling.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou.
Bewaartermijn: als onderdeel van je bestelling (zie 3.5).

Adres aanvullen: als je je postcode en huisnummer invult, vullen we je straat en woonplaats automatisch aan. Daarvoor sturen we je postcode en huisnummer naar de Locatieserver van PDOK. Dat is een dienst van de Nederlandse overheid, beheerd door het Kadaster. Je naam sturen we niet mee.

3.7 Je account (Mijn BYNOTE)

Welke gegevens: je naam, e-mailadres, je wachtwoord (alleen versleuteld opgeslagen, wij kunnen het niet lezen), je adressen, je bestellingen, je geurprofiel en recepten, en gegevens over het inloggen. Bijvoorbeeld wanneer je inlogde, vanaf welk apparaat en of je het inloggen extra hebt beveiligd met een code per e-mail.
Waarvoor: zodat je je bestellingen kunt bekijken, makkelijk opnieuw kunt bestellen en je account veilig blijft.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou. Voor de beveiliging: ons gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijn: zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan verwijderen we je inloggegevens en adressen en maken we je klantgegevens anoniem. Facturen en betalingen bewaren we wel 7 jaar, omdat dat wettelijk moet.

3.8 Giftcards en cadeaupagina's

Welke gegevens: naam en e-mailadres van de koper, naam en e-mailadres van de ontvanger (als je de giftcard laat mailen), je persoonlijke boodschap, foto's of video's die je zelf uploadt voor een cadeaupagina, en de giftcardcode (versleuteld opgeslagen).
Waarvoor: de giftcard leveren, de cadeaupagina tonen aan de ontvanger en de giftcard laten inwisselen.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met de koper. Voor de gegevens van de ontvanger: ons gerechtvaardigd belang om het cadeau te kunnen bezorgen.
Bewaartermijn: foto's en video's van een cadeaupagina verwijderen we 365 dagen nadat de giftcard is gebruikt, of 30 dagen nadat de giftcard is verlopen of geannuleerd. Een cadeaupagina die nooit wordt afgemaakt, verwijderen we na 90 dagen. De administratieve gegevens van de giftcard bewaren we 7 jaar, omdat dat wettelijk moet.

Upload je foto's of video's waar anderen op staan? Doe dat dan alleen als zij dat goed vinden.

3.9 Contact en klantenservice

Welke gegevens: wat je ons stuurt, zoals je naam, e-mailadres, je vraag of klacht, je ordernummer en eventuele foto's van schade.
Waarvoor: je vraag beantwoorden en je klacht of melding afhandelen.
Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou, of ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden.
Bewaartermijn: tot 2 jaar na afhandeling, tenzij we het langer nodig hebben voor een lopende kwestie.

3.10 Service-e-mails

Over je bestelling sturen we je e-mails die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren. Bijvoorbeeld een orderbevestiging, je factuur, een bericht over de verzending of een mail om je account of je aanmelding te bevestigen. Deze e-mails zijn geen reclame, en je kunt je er daarom niet voor afmelden.

4. Cookies

We gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken. Daarvoor hoeven we je volgens de wet geen toestemming te vragen. We gebruiken op dit moment geen analysecookies (zoals Google Analytics) en geen marketing- of trackingcookies (zoals Google Ads, Google Tag Manager, de Meta Pixel of de TikTok Pixel). Daarom zie je ook geen cookiemelding.

BYNOTE_SESSION: houdt je bezoek bij elkaar terwijl je op de website bent. Wordt verwijderd als je je browser sluit.
BYNOTE_COOKIE: herkent je browser, zodat je ingelogd blijft en we misbruik kunnen tegengaan. Blijft 1 dag bewaard, of 31 dagen als je kiest voor "ingelogd blijven".
BYNOTE_PREFERENCES: onthoudt je weergave- en taalvoorkeur. Blijft 10 jaar bewaard.
Inlogcookie voor Mijn BYNOTE (zodra de webshop open is): houdt je ingelogd in je account. Blijft maximaal 30 dagen bewaard.
BYNOTE_SHOP_MFA_DEVICE: alleen als je bij het inloggen kiest om je apparaat te onthouden. Dan hoef je niet elke keer een code in te vullen. Blijft 30 dagen bewaard.

Gaan we later toch analyse- of marketingcookies gebruiken? Dan vragen we eerst je toestemming via een cookiemelding, waarin weigeren net zo makkelijk is als accepteren. Ook passen we dan deze privacyverklaring aan.

5. AI voor je geurvoorstel

Je geurvoorstel maken we met behulp van AI. Zo werkt dat:

Uit je antwoorden maakt onze eigen server een geurprofiel en een lijst met grondstoffen die daarbij passen.
Een AI-model kiest daaruit een samenstelling en schrijft een korte beschrijving van je geur.
Daarna rekent onze eigen server de exacte hoeveelheden uit en controleert hij de samenstelling op wettelijke grenzen. Een samenstelling die niet door die controle komt, maken we niet.
Pas daarna mengen we je parfum in onze werkplaats.

Welke AI-dienst gebruiken we? We gebruiken de Claude-API van Anthropic, PBC (Verenigde Staten). Daarnaar sturen we je antwoorden op de vragenlijst, inclusief je voornaam en je antwoord op de vraag over een gevoelige huid of allergie. Je achternaam, e-mailadres, adres en IP-adres sturen we niet mee. Anthropic gebruikt deze gegevens alleen om ons het antwoord te geven, niet om haar AI te trainen. Ze bewaart de gegevens maar kort, volgens haar voorwaarden standaard maximaal 30 dagen, tenzij dat langer nodig is om misbruik te onderzoeken.

Omdat Anthropic in de Verenigde Staten zit, gaan je antwoorden buiten de Europese Unie. Daarvoor hebben we met Anthropic de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie afgesproken (zie hoofdstuk 7).

Werkt deze dienst tijdelijk niet, dan gebruiken we ons eigen AI-systeem op onze eigen server in Duitsland. Je antwoorden verlaten onze server dan niet.

Is dit geautomatiseerde besluitvorming? Nee, niet in de zin van de wet (artikel 22 AVG). De AI stelt alleen voor hoe je parfum ruikt. Er wordt geen besluit over je genomen dat rechtsgevolgen voor je heeft of je in vergelijkbare mate raakt. Het gaat bijvoorbeeld niet over een prijs, een weigering of een beoordeling van jou als persoon. Ben je niet blij met je voorstel of heb je er vragen over? Mail ons, dan kijken we er samen met je naar.

6. Met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens alleen als dat nodig is voor de punten hierboven, als de wet dat verplicht of als jij daar toestemming voor geeft. We verkopen je gegevens nooit.

De volgende partijen verwerken gegevens in onze opdracht (verwerkers). Met hen maken we afspraken over beveiliging en geheimhouding:

ICT-Hoogeveen (Nederland): bouwt en beheert onze website, database en server.
Hetzner Online GmbH (Duitsland): het datacenter waarin onze server staat. Daar staan onze website, database en mail.
TransIP (Nederland): opslag van onze versleutelde back-ups. Back-ups bewaren we maximaal ongeveer 2 maanden.
Moneybird B.V. (Nederland): onze boekhouding. Moneybird maakt en verstuurt ook onze facturen.
Anthropic, PBC (Verenigde Staten): de AI-dienst voor je geurvoorstel (zie hoofdstuk 5).
Microsoft Ireland Operations Ltd.: als we onze e-mail later naar Microsoft Exchange overzetten. Nu loopt onze e-mail nog via onze eigen server.

De volgende partijen ontvangen gegevens om hun eigen dienst te leveren. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor wat ze ermee doen:

Mollie B.V. (Nederland): verwerkt je betaling. Betaal je met PayPal, dan ook PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. (Luxemburg).
De vervoerder van je pakket, zoals PostNL of DHL.
PDOK, een dienst van het Kadaster (Nederland), voor het aanvullen van je adres. Alleen je postcode en huisnummer.
OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk). In ons interne beheersysteem kunnen we op een kaart zien in welke plaatsen onze klanten wonen. Daarvoor sturen we alleen postcode, plaats en land naar OpenStreetMap, zonder naam, straat of huisnummer.
Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, als de wet ons verplicht om gegevens te geven.

7. Gegevens buiten de Europese Unie

We houden je gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Unie. Gaan ze toch naar een land daarbuiten, dan zorgen we dat dat volgens de wet mag:

Anthropic (Verenigde Staten): op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die in de verwerkersafspraken met Anthropic zijn opgenomen. Daarnaast sturen we zo weinig mogelijk gegevens mee (zie hoofdstuk 5).
OpenStreetMap Foundation (Verenigd Koninkrijk): de Europese Commissie heeft besloten dat het Verenigd Koninkrijk een passend beschermingsniveau biedt.
Microsoft (als we overstappen): Microsoft verwerkt e-mail voor Europese klanten binnen de EU. Waar gegevens toch naar de Verenigde Staten gaan, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen.

Wil je een kopie van deze afspraken? Mail ons.

8. Hoe beveiligen we je gegevens?

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en misbruik. Bijvoorbeeld:

de website werkt alleen via een beveiligde verbinding (https);
wachtwoorden en giftcardcodes slaan we versleuteld op;
alleen mensen die het voor hun werk nodig hebben, kunnen bij je gegevens, en alleen bij het deel dat ze nodig hebben;
inloggen is beschermd tegen raden van wachtwoorden en kan extra worden beveiligd met een code per e-mail;
we maken dagelijks versleutelde back-ups.

Gaat er toch iets mis met je gegevens (een datalek), dan doen we wat de wet vraagt. We melden het bij de Autoriteit Persoonsgegevens en laten het jou weten als het voor jou gevolgen kan hebben.

9. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten over je gegevens:

inzage: weten welke gegevens we van je hebben;
correctie: onjuiste gegevens laten aanpassen;
verwijdering: je gegevens laten wissen, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren;
beperking: tijdelijk minder met je gegevens laten doen;
overdraagbaarheid: je gegevens in een gangbaar bestand krijgen, om ze aan een ander te geven;
bezwaar: bezwaar maken tegen gebruik op basis van ons gerechtvaardigd belang. Tegen e-mail met reclame kun je altijd bezwaar maken; daar stoppen we dan meteen mee;
toestemming intrekken: heb je ergens toestemming voor gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Wat we daarvoor al deden, blijft wel geldig.

Wil je een van deze rechten gebruiken? Mail naar algemeen@bynote.nl. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan kan dat maximaal twee maanden langer duren; dat laten we je dan binnen de eerste maand weten. We vragen je in principe niet om een kopie van je identiteitsbewijs. We kunnen je wel vragen om je verzoek te sturen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, zodat we zeker weten dat het om jou gaat.

10. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons dan eerst weten via algemeen@bynote.nl. Dan zoeken we samen naar een oplossing. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de privacytoezichthouder in het land waar je woont.

11. Kinderen en jongeren

BYNOTE is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. We vragen niet naar je leeftijd. Ben je jonger dan 16? Meld je dan niet aan voor de openingsmail of de nieuwsbrief en vul de vragenlijst niet in zonder toestemming van je ouder of verzorger. Denk je dat we gegevens hebben van een kind jonger dan 16 zonder die toestemming? Mail ons, dan verwijderen we ze.

12. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als er iets verandert in hoe we met je gegevens omgaan, bijvoorbeeld als de webshop opengaat of als we een nieuwe dienst gaan gebruiken. Bovenaan staat altijd het versienummer en de datum. Bij een belangrijke wijziging laten we het je vooraf weten, bijvoorbeeld op de website of per e-mail als je een account hebt.

13. Contact

Heb je een vraag over deze privacyverklaring of over je gegevens? Neem dan contact met ons op:

BYNOTE
De Vos van Steenwijklaan 75, 7902 NP Hoogeveen
E-mail: algemeen@bynote.nl
Website: https://bynote.nl